RSS

Shamrock Organization

10 Mar

Charles Handy mendefinisikan produktivitas adalah “pekerjaan yang lebih banyak dan lebih baik oleh orang yang lebih sedikit. Tidak berhenti sampai di situ, Handy juga mengingatkan bahwa korporasi-korposasi besar sedang berupaya mewujudkan kebijakan : “1/2 x 2 x 3 = P”. “Untuk meraih keuntungan”, demikian Handy, mereka (korporasi-korporasi besar) mempekerjakan separuh jumlah karyawan dengan gaji dua kali lipat dan produktivitas tiga kali lipat.” (Heller, 2008 : 68)

Gagasan yang sangat menantang meskipun “nasib” gagasan tersebut bisa layu sebelum berkembang karena akan banyak pihak-pihak yang menentang. Paling tidak saya sudah pernah merasakan dua kali “dihujat” gara-gara mempresentasikan gagasan Handy. Pertama saya dikatakan sebagai “manajer yang tidak manusiawi”. Sedangkan kelompok penentang kedua tidak memberikan embel-embel kata sifat dan mengkritik saya secara personal, melainkan berargumen bahwa “tidak mungkin dilaksanakan di Indonesia karena bertentangan dengan undang-undang ketenagakerjaan”. Sementara beberapa pihak membayangkan akan banyak korban PHK jika gagasan tersebut benar-benar dilaksanakan.

Secara sederhana manajemen dapat didefinisikan sebagai kegiatan mengubah input (5 M – man, money, material, machine dan method)  menjadi output. Apapun key performance indicators yang digunakan, parameter manajemen tidak lain tidak bukan efisiensi, efektifitas, produktivitas, dan beberapa pakar memasukkan inovativeness sebagai parameter. Drucker mendefinisikan efektivitas adalah melakukan hal yang benar dan efisiensi adalah melakukan dengan benar (Heller, 2008 : 44). Definisi produktvitas sudah dijelaskan di atas. Sedangkan inovasi dibutuhkan organisasi apapun untuk bertahan, tumbuh dan berkelanjutan.

Hukum sumber daya adalah terbatas dan tidak terdistribusi secara normal. Jumlah dan kualitas sumber daya yang dapat dikuasai dan dimiliki perusahaan adalah terbatas. Di sisi lain seringkali sumber daya berada di lokasi tersebar tidak merata dan sulit untuk diusahakan oleh perusahaan. Karena itu, setiap organisasi, harus mampu mengelola sumber daya yang dimiliki atau dikuasainya sebaik mungkin (efisien, efektif, produktif dan inovatif). Untuk mencapai efisien, efektif, produktif dan inovatif, tidak ada jalan lain kecuali “mengobok-obok” input dan proses. Untuk menghasilkan lebih banyak dan lebih baik, ilmu manajemen apapun cuma fokus pada input dan proses.

Bagaimana cara mewujudkan  “½ x 2 x 3 = P”? Dalam buku The Age of Unreason (Handy, 1969, Handy menggagas tentang model  struktur organisasi yang disebutnya “Shamrock Organization”. Shamrock adalah daun yang terdiri dari tiga daun kecil berbentuk oval dan menjadi lambang negara Irlandia.

Organisasi shamrock terdiri dari tiga kelompok orang yang berbeda, yaitu professional core (inti profesional), orang di luar organisasi (outsourcing vendors), dan contingent workforce (tenaga kerja fleksibel). Prinsip dasar mengelola organisasi shamrock adalah mengelola tiga kelompok yang memiliki harapan berbeda, diatur secara berbeda, dibayar secara berbeda, diorganisasi secara berbeda (Heller, 2008 : 52)

Professional Core

Professional core (inti profesional) terdiri dari pekerja profesional, teknisi, dan para manajer yang bermutu. Inti profesional adalah SDM yang memiliki potensi, kompetensi dan talenta unggul dan menunjukkan kinerja unggul dalam pencapaian sasaran perusahaan. Mereka menjadi tulang punggung dari kompetensi inti perusahaan yang memberikan keunggulan kompetitif, tidak mudah ditiru oleh perusahaan kompetitor, dan mampu memberikan kinerja di atas rata-rata.

Profesional Inti dikelola seperti mitra dalam professional firms. Mereka menerima paket remunerasi dan penghargaan yang sangat baik (selain menerima gaji tetap dan tunjangan, mereka juga menerima insentif berdasarkan pencapaian kinerja individual, kelompok dan organisasi). Mereka juga dituntut bekerja lebih keras, seringkali dengan ekstra jam kerja, untuk memberikan kontribusi unggul kepada perusahaan.

Berapa “sebaiknya” persentase Profesional Inti dalam yang dipekerjakan? Tidak ada formula standar untuk menetapkan berapa idealnya jumlah Profesional Inti dalam suatu perusahaan.  Tetapi jika menggunakan praktek dalam manajemen talenta sebagai pembanding, Profesional Inti hanya merupakan 10 % dari karyawan perusahaan tetapi mampu memberikan kontribusi 90 % dari kinerja perusahaan.

Outsourcing Vendors

Outsourcing vendors (orang di luar organisasi) adalah perusahaan jasa penempatan tenaga kerja yang dipekerjakan untuk kebutuhan khusus dan tidak tetap untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan tertentu.   Perusahaan “menyewa” SDM dari outsourcing vendors dan karena itu SDM yang bersangkutan  terikat hubungan kerja dan hubungan hukum dengan outsourcing vendors.  Pekerjaan yang dialihdayakan (“di-outsource-kan”) adalah pekerjaan-pekerjaan yang tidak termasuk dalam proses inti dan kompetensi inti perusahaan.

Ide dasarnya adalah outsourcing vendor memiliki pengalaman, keahlian dan kompetensi inti di bidang pekerjaan tertentu sehingga akan lebih mampu mengerjakan  pekerjaan secara efisien, efektif dan produktif bila dibandingkan dengan pekerjaan tersebut dikerjakan sendiri oleh perusahaan, terutama jika perusahaan memang tidak memiliki kompetensi inti di bidang pekerjaan tersebut.

Contingent Workforce

Lembar daun ketiga adalah Contingent Workforce (tenaga kerja fleksibel), yaitu para pekerja individual yang bekerja berdasarkan proyek tertentu dan terikat hubungan kerja kontrak untuk waktu tertentu dengan perusahaan. Mereka adalah pekerja yang terdidik, terlatih dan terampil yang lebih menyukai kebebasan dan fleksibilitas hubungan kerja dengan perusahaan dan bekerja tidak berdasarkan waktu, melainkan hasil yang dicapai. Karena itu, upah yang dibayarkan kepada mereka adalah berdasarkan hasil atau kontribusi, bukan berdasarkan jam kerja atau kehadiran di tempat kerja.

Tidak ada formula baku dan pembanding yang berlau umum untuk menetapkan bagaimana perbandingan antara core professional, outsourcing vendors, dan contingent workforce. Jika ditetapkan persentase core professional dalam suatu perusahaan adalah 10 % s.d. 20 %, maka persentasi outsourcing vendors dan contingent workforce akan mencapai 90 % s.d 80%.

Semakin kecil persentase atau jumlah profesional inti  dalam suatu perusahaan, akan memberikan fleksibilitas yang sangat tinggi bagi perusahaan. Demikian juga dengan waktu, biaya, dan energi yang diperlukan untuk mengelola SDM perusahaan menjadi jauh lebih efisien, efektif, dan produktif. Dengan struktur organisasi yang ramping dan bertumpu pada professional inti, pengelolaan SDM dapat difokuskan pada pengembangan talenta profesional inti.

Mengapa Shamrock Organization?

Perusahaan cenderung menghadapi perubahan eksternal yang relatif cepat dan karena itu menutut perusahaan untuk lebih fleksibel dan adaptif terhadap perubahan. Dalam buku  Reengineering the Corporation, Hammer and Champy menyebutkan tiga kekuatan yang mendorong perubahan-perubahan di dunia bisnis, yaitu Customers (pelanggan), Competitors (perusahaan pesaing), dan Change (perubahan) menjadi semakin cepat.

Pelanggan semakin menghendaki produk-produk “tailor made” sesuai dengan kebutuhan mereka. Produk-produk yang bersifat masal dan ditujukan untuk semua orang tidak lagi menarik dan pelanggan akan pindah kepada perusahaan lain yang mampu menyediakan produk-produk spesifik dan beragam. Tuntutan konsumen tersebut menuntut perusahaan untuk selalu fleksibel dan siap menghadapi perubahan dan menciptakan produk-produk baru spesifik untuk dijual ke ceruk pasar.

Intensitas persaingan di antar perusahaan semakin meningkat, terutama disebabkan oleh meningkatnya intensitas persaingan adalah intergrasi kegiatan dalam ekonomi global. Intensitas persaingan mendorong perusahaan-perusahaan untuk bertahan, tumbuh dan berkelanjutan  dengan cara melayani ceruk pasar yang lebih spesifik. Perusahaan-perusahaan dituntut untuk memperbaiki proses bisnisnya dengan penggunaan teknologi informasi untuk meningkatkan keunggulan kompetitif yang hanya dapat diungguli oleh perusahaan pesaing dengan menggunakan teknologi yang lebih canggih.

Di sisi lain, perubahan teknologi berlangsung cenderung semakin cepat. Product life cycle telah berkurang dari hitungan tahun ke dalam hitungan bulan. Teknologi mempengaruhi proses bisnis dan pekerjaan secara nyata. Saat ini organisasi perusahaan harus adaptif dan bergerak cepat jika tetap ingin bertahan, bersaing dan tumbuh di industrinya.

Ketiga kekuatan tersebut memaksa perusahaan harus adaptif dan siap berubah dan karena itu struktur organisasi fungsional tidak lagi sesuai dengan tantangan yang dihadapi perusahaan. Perusahaan harus bertindak cepat tanpa hambatan birokrasi. Organisasi Shamrock adalah salah satu alternatif untuk – meminjam istilah Handy – mengorganisasi organisasi. Seperti dikatakan oleh Paule Allaire, CEO, Xerox Corporation “…We have to create a new organizational architecture flexible enough to adapt to change.  We want an organization that can evolve, that can modify itself as technology, skills, competitors, and the entire business change.”

Meskipun organisasi Shamrock menjadi alternatif bagi organisasi untuk merespons perubahan eksternal yang semakin cepat dan kompleks, penerapannya membutuhkan pertimbangan yang mendalam. Aspek hukum, jumlah pengangguran yang relatif tinggi dan pertumbuhan lapangan kerja yang tumbuh seperti deret hitung adalah beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan secara seksama.

Di Indonesia, kemungkinan penerapan organisasi shamrock menghadapi hambatan dari sisi legal dan “pertimbangan kemanusiaan” mengingat tingkat pengangguran relatif tinggi. Tetapi, kewajiban dan tanggung jawab menciptakan lapangan kerja sebanyak-banyaknya tidak dapat diserahkan dan dibebankan ke dunia usaha. Sektor swasta hanya merupakan salah satu pihak yang berperan dalam peningkatan gross domestic products suatu negara dan peningkatan income per capita. Perusahaan, pada hakikinya harus dikelola secara efisien, efektif, produktif dan inovatif agar mampu bertahan, bersaing dan tumbuh di industrinya. Di sini berlaku prinsip Goldilocks, yaitu “tidak terlalu sedikit, tidak terlalu banyak, tetapi tepat”. Artinya, pekerjakan jumlah orang yang sesuai dengan tugas yang harus dikerjakan, dan buatlah sefleksibel mungkin.

Mengingat proses bisnis yang berbeda-beda antara organisasi satu dengan lainnya, organisasi shamrock belum tentu sesuai untuk organisasi tertentu dengan proses bisnis tertentu. Di organisasi dan industri tertentu, organisasi shamrock mungkin menjadi kebutuhan mutlak  karena memang proses bisnisnya menghendaki demikian. Tetapi di organisasi dan industri lain, boleh jadi “tidak dibutuhkan” organisasi shamrock. Meskipun demikian, pertimbangan proses bisnis mungkin lebih harus menjadi prioritas utama ketika akan memutuskan menerapkan atau tidak menerapkan organisasi shamrock.

Di industri hiburan misalnya, struktur organisasi yang sangat ramping dan hanya mengandalkan professional core sudah lazim. PT Java Musikindo (JM) yang dikomandani oleh Adry Subono misalnya, hanya mempekerjakan professional core tidak lebih dari 10 orang karyawan tetap. Pada saat ada pertunjukan musik, jumlah tenaga kerja yang dikerahkan JM dapat mencapai jumlah 200 sampai dengan 300 orang. Apa yang dilakukan oleh JM pada dasarnya adalah menerapkan organisasi shamrock dengan mempekerjakan professional core dalam jumlah sangat sedikit, sementara selebihnya adalah contingent worker dan SDM dari Outsourcing Vendors.

Organisasi shamrock mempersyaratkan perusahaan mempekerjakan SDM yang memiliki talenta, kompetensi dan talenta yang mumpuni sehingga dapat diandalkan untuk memberikan kontribusi 80 % sampai dengan 90 % dari revenue perusahaan. Praktek-praktek di bidang manajemen SDM  seperti job enlargement, job enrichment, multi tasking, multi skilling dan manajemen talenta dapat digunakan untuk membangun organisasi shamrock.

Pada dasarnya, tidak ada cara yang sempurna untuk mengorganisasi suatu bisnis dan berlaku untuk semua organisasi di industri dan negara yang berbeda. Apapun metode dan model yang dipilih, metode dan model tersebut harus mengkombinasikan kontrol dan fleksibilitas untuk mencapai sarasan organisasi.

Fokus utama adalah mengoptimalkan ketiga kelompok pekerja yang berbeda, bukan berpedoman kaku pada formula “1/2 x 2 x 3 = P” yang secara teoritis tidak mungkin sesuai untuk semua jenis organisasi. Esensinya adalah pada efisiensi, efektivitas, produkvitas, bukan pada besaran angka-angka pada formula tersebut.

Bumi Serpong Damai, 9 Maret 2011

 
Leave a comment

Posted by on March 10, 2011 in Management

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: